Für das gesamte Verfahren gelten die Bestimmungen der Bürgerbeteiligungsleitlinie. Diese sollte daher unbedingt zur Kenntnis genommen und bei der Einreichung von Projektvorschlägen beachtet werden. Für den Vorschlag sollen daher auch möglichst konkrete Angaben erfolgen. Die Ausgestaltung eines Projektvorschlags richtet sich dabei nach Anlage 1 der Bürgerbeteiligungsleitlinie. Auf dieser Basis wird sodann grundsätzlich ein Beteiligungskonzept entwickelt. Seine wesentlichen Inhalte sind die Beschreibung des Beteiligungsgegenstands, die Planung des Prozessablaufs, die Bestimmung der zu beteiligenden Einwohnerinnen und Einwohner, die Wahl der Methode(n), die Aufstellung eines Zeithorizonts sowie die Abschätzung der Kosten des Verfahrens.

Die Einreichung von Vorschlägen erfolgt über das hier bereitgestellte Formular auf dem digitalen Weg. Eine postalische Einreichung wäre ebenfalls möglich.

Ausgearbeitete bzw. vorgeschlagene Projekte werden anschließend dem Haupt- und Finanzausschuss vorgelegt. Dieser entscheidet, ob das eingereichte Projekt auf die Vorhabenliste für die Durchführung von Bürgerbeteiligungsinstrumenten gelangt und somit umgesetzt werden soll. Die Vorhabenliste wird zum Ende und zur Mitte des Jahres im Internet veröffentlicht (siehe nebenstehende Links).

Der Haupt- und Finanzausschuss entscheidet dabei auch darüber, ob finanzielle Mittel bereitstehen oder bereitgestellt werden.